جامعه المصطفي (ص)‌العالميه - اداره كل حوزه رياست

بسمه تعالي

اداره كل دفتر ریاست جامعه المصطفی العالمیه

دفتر رياست جامعه المصطفي، مجموعه‌اي است كه بعنوان اداره كل مستقل زير نظر مستقيم رياست جامعه قرار دارد. ادارات زيرمجموعة دفتر، برنامه‌ها، ديدارها، سخنراني‌ها، جلسات و هماهنگي‌هاي ميان معاونت‌ها، ادارات كل و مراكز صفي با رياست جامعه را برنامه‌ريزي و اجرا مي‌كند.

ساختار

اداره كل دفتر رياست شامل ادارات زير مي شود :

1 - اداره ارتباطات و هماهنگي‌ها

2 - اداره مكاتبات و پيگيري‌هاي ويژه

3 - اداره مراجعات و جلسات

4 - مركز اسناد

ماموریت :

جمع‌آوري ، تهيه اطلاعات و ارائه گزارشهاي موردنياز ریاست جامعه، انجام امور محوله، نظارت و پيگيري اجراي دستورات ریاست و تنظيم ارائه گزارش به ریاست، هم چنین مديريت ، هماهنگي و نظارت بر اجرای مصوبات و آيين‌نامه‌هاي ابلاغي رياست و پاسداري از ارزشها و اهداف والاي جامعه المصطفی العالمیه .

سياست‌ها:

1. ابلاغ دستورات صادره رياست جامعه المصطفي (ص) به اشخاص و واحدهاي تابعه بر حسب خط‌مشي تعيين شده ؛

2. تهيه و ارايه سوابق و لواحق مربوط به جلسات، تهيه و تلخيص گزارشهاي اداري موردنياز رياست از واحدهاي مختلف، مكاتبات و پيگيري نامه‌ها و دستورها و كسب اطلاع از نتايج آن براي استحضار رياست؛

3. تهيه پيش نويس نامه ها، گزارش ها ، تقويم جلسات و برنامه هاي مختلف رياست؛

4. تنظيم و برنامه ريزي ديدارها ، جلسات و فعاليت هاي روزانه رياست و پيگيري نيازمندي هاي جلسات داخلي؛

5. انجام امور تشريفات ديدارهاي ميهمانان داخلي و خارجي با رياست؛

6. ثبت و ضبط ، تنظيم محتوايي و مستند سازي نوشتاري ، ديداري و شنيداري ديدارها و ملاقات ها و سفرهاي رياست؛

7. هماهنگي و تسهيل ارتباط رياست با مديران جامعه و شخصيت هاي برجسته داخلي و خارجي و بالعكس؛

8. جمع آوري اطلاعات مورد نياز از اشخاص و مراكز مربوطه و برقراري ارتباط لازم طبق دستور و مقررات؛

9. دريافت نامه ها ، اسناد و ساير مكاتبات رسيده به دفتر رياست و ثبت خلاصه مشخصات و جريان آن ها تا رسيدن به نتيجه نهايي؛

10.تهيه و پيشنهاد برنامه بلندمدت، ميان مدت و بودجه سالانه و ارايه گزارش و كارنامه عملكرد اداره كل دفتر رياست به مراجع ذيربط؛

وظايف:

1- هدايت و ساماندهي ارتباطات رياست جامعه المصطفی(ص) العالمیه با مراكز و بخش هاي صفي و ستادي.

2- ايجاد ارتباطات و هماهنگي‌هاي لازم با مراكز صفي و ستادي.

3- بررسی تطبیقی گزارشهای بخشهاي صفي و ستادي جامعه با اهداف،برنامه‌ها، دستورالعملها، روشها، قوانینومقررات ذیربطوارائه گزارشهایتحلیلی به رياست.

4- بررسیوپيشنهاد تجدید نظر در ساختاروتشکیلات سازمانی زیرمجموعه دفتر رياست.